Beschaffung in Vietnam: Teil 2 – Die Auswahl des richtigen Beschaffungsmodells in Vietnam

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Während alle der im vorigen Artikel erwähnten gesetzlichen Strukturen als notwendige Bausteine für eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie verwendet werden können, kann es oft für Unternehmen (vor allem für diejenigen, die neu in Vietnam sind) schwierig sein, die optimalen Lösungen, welche nötig sind um die Beschaffungsmaßnahmen im Festland zu unterstützen, festzulegen.

Mit so vielen verfügbaren Qualitätskontroll- und Handelsagenten, die komplette Beschaffungslösungen aus einer Hand und B2B Internetplattformen anbieten, welche den direkten Kontakt mit Anbietern erlauben, werden viele argumentieren, dass es genauso effektiv sein könnte, ein untervertragliches Übereinkommen und dritte Parteien zu verwenden, um die Arbeit zu erledigen.

Obwohl dies stimmen kann und eine problemlos praktikable Option ist, um in globalen Lieferketten wettbewerbsfähiger zu werden, brauchen viele Klein- und Mittelunternehmen jetzt eine Präsenz am Boden um entweder eine verbesserte Kontrolle über deren Lieferketten zu erhalten oder um weiterhin fähig zu sein, ihre internationalen Klienten, die auch den vietnamesischen Markt betreten, zu bedienen.

Deshalb, um das passendste Geschäftsmodell auszuwählen, ist es wichtig die Leistungsfähigkeit jeder Option gegen die primären Anforderungen der Beschaffungsmaßnahmen aufzuwiegen. Zum Beispiel könnten ausländische Klein- und Mittelunternehmen, die Vietnam als unbekannten Markt sehen, die niedrigen Kapitalrisiken verbunden mit einem regionalen Büro bevorzugen. Aber zur selben Zeit könnten der erweiterte Geschäftsbereich und die operationelle Flexibilität, die eine Gesellschaft mit limitierter Haftung (LLC, Limited Liability Company) anbietet, auch verlockend sein. Auf der anderen Seite des Extrems, könnte ein ausländisches Unternehmen, welches über viele Jahre direkt in Vietnam eingekauft hat, die volle Kontrolle über die Lieferkette mittels eines Handelsunternehmens übernehmen wollen, aber von der hohen operationellen Komplexität einer solchen Einheit abgeschreckt werden – ein Handelsunternehmen, das sich direkt an der Ausfuhr von Gütern beteiligt, ist von Vietnams komplexem Mehrwertsteuersystem betroffen und muss den Zollvorschriften nachkommen.

Da Vietnam keine festgesetzte zu investierende Geldsumme fordert, geben Klein- und Mittelunternehmen normaler Weise keine große Summe registrierten Kapitals in die Tochtergesellschaft. Firmen müssen jedoch sichergehen, dass sie genug Geld investieren, um jegliche Geschäftsausgaben, die von Operationen anfallen, zu bewältigen. Die Hauptfrage ist, welches Ausmaß der Geschäftsbereich einnehmen wird und welche Höhe an Kapital benötigt wird um dies zu finanzieren?

Im Folgenden befassen wir uns mit üblichen Bedenken, die von ausländischen Käufern, die eine formelle Struktur in Vietnam auswählen, geteilt werden und vergleichen die operationellen Unterschiede zwischen den Strukturen.

Balance zwischen registriertem Kapital und Geschäftsbereich

Viele traditionelle Käufer tendieren zu einer Repräsentanz zu neigen, was rein aus der Präferenz, kein registriertes Kapital in Vietnam injizieren zu müssen, entspringt. Aus diesem Grund ist die Repräsentanz oft als „sicheres“ und „günstiges“ Modell und als die beste Option für ein Präsenz in Vietnam bekannt, dessen vorrangiger Zweck das Entdecken von Marktmöglichkeiten und das Unterstützen des ausländischen Firmensitzes um mehr Wert für deren Einkäufe zu erzielen.

Für Repräsentanzen werden Ausgaben direkt von ausländischen Zentralverwaltungen in regulären Abständen finanziert. Für ein Dienstleistungs- oder Handelsunternehmen würde der Großteil dieser Finanzierungsmittel stattdessen vom registrierten Kapital kommen, das gleich zu Beginn gebunden wird. Registriertes Kapital kann für weitergehende operationelle Ausgaben verwendet werden und ist der Definition des Arbeitskapitals viel näher.

Außerdem sind die Kosten der Finanzierung von laufenden Aktivitäten eines regionalen Büros stark unterschiedlich zu denen einer Gesellschaft mit limitierter Haftung (LLC), da das regionale Büro keine Vorsteuern abziehen kann, während die Gesellschaft Kosten abziehen und Steuern auf Einnahmen zahlen wird.

In diesem Zusammenhang werden Firmen oft beraten, zumindest ihre Kurz- bis Mittelstrategien für den vietnamesischen Markt zu berücksichtigen – die erwartete Höhe der Ausgaben und das erwünschte Maß an Expansion für die nächsten paar Jahre sollte vollkommen evaluiert werden. Eine Repräsentanz ist im Allgemeinen als guter Eintrittspunkt gesehen. Aber die zusätzlichen Vorteile eines erweiterten Geschäftsbereiches, die eine ein Dienstleistungs- oder Handelsunternehmen anbieten, könnten sich als sehr viel wertvoller und nachhaltiger erweisen, als die traditionell „sichere“ und „günstige“ Repräsentanz.

Für diese Unternehmen wird normaler Weise ein Modell eines Handelsunternehmens bevorzugt, da diese Struktur das weitest mögliche Maß für Beschaffung ermöglicht. Da der Geschäftsbereich weit ist, wird die Höhe des akzeptablen registrierten Kapitals, das von den vietnamesischen Autoritäten erfordert wird, oft höher sein als das eines Dienstleistungsunternehmens (das typische Minimum variiert abhängig von der Art des Projekts und des Standortes).

Das Modell eines Dienstleistungsunternehmens hat auch seinen eigenen Wert und könnte für Firmen, die ein einfacheres Modell einer Gesellschaft mit limitierter Haftung (LLC) wollen, passender sein. Da das Dienstleistungsunternehmen keine Produkte direkt handeln kann, ist die damit verbundene Einhaltung sehr gering und es kann auch die Rolle einer intermediären Qualitätskontrolle und Dienstleistungsanbieter für das Mutterunternehmen spielen. Obwohl derselbe Effekt auch mit einer Repräsentanz erzielt werden kann, hat dieses Modell die zusätzliche Fähigkeit Kommissionen und andere Dienstleistungseinnahmen in VND erhalten zu können. Als solches kann dieses Modell steuereffizienter sein als eine Repräsentanz.

Lieferkettenkontrolle versus Risiken im Personalwesen

Um ein komfortables Niveau an Kontrolle und Sicherheit über die Qualität und Lieferung von Produkten zu erhalten, müssten ausländische Käufer idealerweise verlässliches Personal am Boden beschäftigen, das die Qualitätskontrolle, Verbindungstätigkeiten mit Lieferanten, Preisverhandlungen, Lieferantenselektion und Marktforschung betreibt. Während vietnamesische Märkte reifen und sich der Preiswettbewerb intensiviert, werden ausländische Unternehmen, die noch nicht in Vietnam sind, fortwährend einschätzen müssen, ob es noch immer leistbar ist, via Fernbeziehungen mit den vietnamesischen Lieferanten zu arbeiten oder ob eine substantiellere operationelle Kontrolle nötig ist, um zu versichern, dass eine wettbewerbsorientierte Preisbildung erreicht wird. Im Besonderen ist die adäquate Kontrolle von lokalen Personalrisiken normalerweise eines der Hauptbedenken von Firmen, die darauf hoffen ihre Lieferantennetzwerke in Vietnam zu verstärken.

Aufgrund des begrenzten Geschäftsbereichs eines regionalen Büros ist die Anzahl an Personal, das beschäftigt werden kann, kleiner als die einer Gesellschaft mit limitierter Haftung (LLC). Es gibt wenige Gründe, große Zahlen an Leuten in einer Repräsentanz zu beschäftigen, da sich dieses nicht in den Arten von Aktivitäten, die eine große Zahl an Personal benötigen würde, beteiligen kann.

Ein anderer Faktor, der die Bemessung des Ausmaßes der Lieferkette beeinflusst, ist das Produkt, das der Lieferant in Vietnam beschaffen möchte. Manche Arten von Produkten brauchen notwendigerweise komplexere Lieferketten als andere. Gesellschaften mit limitierter Haftung (LLCs) sind deshalb das Modell der Wahl für Projekte mit längeren und komplexeren Lieferketten. Eine Repräsentanz ist am besten für Firmen, die kleine und einfache Lieferketten haben.

Unter vietnamesischen Gesetzen können eine Repräsentanz, ein Dienstleistungsunternehmen und ein Handelsunternehmen Ausländer und lokales Personal anstellen solange der Rekrutierungsprozess gut dokumentiert und von den zuständigen Behörden akzeptiert ist. Eine Schlüsselfrage für jedes Unternehmen ist die Anzahl an Personal, die benötigt wird um eine glatte Operation der Lieferkette zu versichern und Risiken im Personalwesen auf dem Minimum zu halten.

Es ist jedoch nicht immer leicht Ausländer für Arbeiten in lokalen Einheiten anzustellen, da die vietnamesische Regierung strenge Regulierungen hat, welche die Beschäftigung von ausländischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern kontrollieren.

Viele Firmen könnten auch Personal benötigen, das an mehreren Standorten im Land verteilt sitzt (z.B. vor Ort in der Fabrik oder herumreisend für Qualitätskontrollen). Diese Arten von praktischen Fragestellungen müssen berücksichtigt werden bevor eine passende Struktur eingesetzt wird.

Komplexität, Compliance und Steuereffizienz

Die sich wandelnden Globalisierungstrends in Beschaffungsprozessen und die wachsende Wettbewerbsfähigkeit von anderen liefernden Nationen heißt, dass das Modell des Handelsunternehmens sehr viel sachdienlicher geworden ist, da es in beide Richtungen fließenden Verkehr von eingehender als auch ausgehender Produktbeschaffung ermöglicht. Das Modell des Handelsunternehmens macht es Firmen auch möglich, das Potential einer Anpassung ihrer Produkte oder Dienstleistungen an den einheimischen Verbrauch zu erforschen. Es ist sehr häufig, dass ausländische Unternehmen, die für einige Jahre durch ein Handelsunternehmen beschafft haben, umstrukturieren, um die Gelegenheiten, die der lokale Markt anbietet, zu nutzen.

Es soll aber auch festgestellt werden, dass mit der zusätzlichen Flexibilität und Komplexität eines Handelsunternehmens auch die operationellen und steuervorschriftlichen Anforderungen höher sind als in den anderen zwei Modellen. Tätigkeiten, wie das Verwalten von ausgestellten Rechnungen und Mehrwertsteuerabzügen, Warenhaus- und Bestandskontrolle, die Befassung mit Zollvorschriften und die Übersicht von Logistik fallen alle in den Verantwortungsbereich des Handelsunternehmens, sobald das direkte Beschaffungsmodell verwendet wird. Sowohl fähiges internes Personal, als auch die Unterstützung von verlässlichen externen Beratern sind der Schlüssel um ein erfolgreiches Unternehmen aufzubauen.

Steuerkonform zu verbleiben ist auch wichtig, weil vietnamesische Behörden dazu tendieren, die Aktivitäten von ausländischen Firmen genauer im Auge zu behalten. Aus diesem Grund sollten ausländische Unternehmen über die verschiedenen Arten von Steuern und Dokumenten Bescheid wissen, die auf verschiedene Handels-, Kommissions- und Dienstleistungsaktivitäten zutreffen können.

In Bezug auf Bankkonten ist eine Repräsentanz auf gewisse Typen von Bankaktivitäten beschränkt. Die Gesetze erlauben ihnen nur ein Konto zu eröffnen (in einer ausländischen Währung und/oder in VND) um Geld zu zahlen, nicht aber um Geld zu erhalten. Dieses Konto darf nur für die Aktivitäten der Repräsentanz verwendet werden. Gesellschaften mit limitierter Haftung (LLC) sind durch diese Art von Beschränkung nicht betroffen.

Schlussfolgerung

Die optimale Wahl der Struktur läuft wirklich auf zwei Faktoren hinaus: Lokale Personalansprüche und Kosteneffizienz. Wenn Angestellte vor Ort nicht nötig sind, dann ist die Abwicklung aus dem Ausland aus wahrscheinlich die steuereffizienteste Option für Klein- und Mittelunternehmen, welche von Vietnam beschaffen. Aber dieses Vorgehen hat auch die höchsten Risiken in Bereichen der Qualitäts- und Preiskontrolle. Wenn Angestellte vor Ort benötigt werden, dann (angenommen, dass die volle Anzahl an Angestellten noch immer relativ niedrig ist) wird eine Repräsentanz zu einer sehr relevanten Struktur, aufgrund seiner Einfachheit und der niedrigen Steueranforderungen.

Für Firmen, die mehr von ihrem Büro in Vietnam benötigen, ist das Modell des Handelsunternehmens im Allgemeinen die beste Option für Unternehmen, die allein auf Beschaffungsaktivitäten fokussiert sind. Das Modell des Handelsunternehmens bietet das größte Potential um die Lieferkettenkontrollen zu maximieren und Risiken zu minimieren. Das Modell des Dienstleistungsunternehmens ist in dieser Hinsicht nicht so nützlich, aber es kann trotzdem eine gute Zwischenlösung für Unternehmen sein, die noch nicht bereit sind das vietnamesische Mehrwertsteuersystem und andere operationelle Einhaltungsanforderungen zu bewältigen.

Es gibt keine primär erfolgreiche Beschaffungsstrategie und Ihr Unternehmen kann so einfach wie eine Repräsentanz oder so ausgearbeitet wie ein multinationaler Beschaffungsplan arbeiten, der eine Kombination der oben genannten gesetzlichen Strukturen verwendet. Die passendste Strategie könnte die Weiterentwicklung von den verschiedenen Modellen mit der Zeit sein. Um zu versichern, dass die gewählte Struktur genügend Wert schöpft, werden Mutterunternehmen, abgesehen von der Strategie, die Leistung ihrer Beschaffungsbüros regulär kontrollieren und kontinuierlich die existierenden und neue Lieferquellen entwickeln müssen um wettbewerbsfähig zu bleiben.

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Fabian Knopf, Sr. Associate, Co-Head of German Desk, Dezan Shira & Associates
Fabian.Knopf@dezshira.com

Silke Neugebohrn, Sr. Associate, Co-Head of German Desk, Dezan Shira & Associates
Silke.Neugebohrn@dezshira.com

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